Deze privacy verklaring is geactualiseerd op 1 juni 2018.

Mediation & Training Network The Lime Tree B.V., ook handelend onder de naam The Lime Tree, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacy verklaring.

Indien je gebruikt maakt van thelimetree.nl en alle andere diensten van The Lime Tree, gaan we er vanuit dat je op de hoogte bent van deze privacy verklaring en ons cookiebeleid. Wij kunnen onze privacy verklaring te allen tijde wijzigen. De datum die wordt weergegeven aan het begin van deze pagina geeft aan wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt. Wijzigingen treden in werking wanneer we de nieuwe versie van het privacy verklaring op thelimetree.nl plaatsen. Je stemt ermee in dat jouw verdere gebruik van thelimetree.nl en onze diensten na geplaatste wijzigingen jouw aanvaarding van de nieuwe versie van de privacy verklaring vormt.

Deze privacyverklaring is geschreven voor de totale dienstverlening van The Lime Tree, dus zowel onze opleidingen als de mediations die wij inzetten.

 

De website en functionaliteiten

Je bezoekt de website www.thelimetree.nl voor informatie over onze diensten en regelt een aantal praktische zaken via de site door middel van de functionaliteiten die de website biedt. Zo geef je je bijvoorbeeld op voor onze nieuwsbrief, of vraag je een whitepaper, brochure of offerte aan. Je schrijft je in voor een workshop, een informatiebijeenkomst of een training. Je vult een beoordelings-/ evaluatieformulier in of zoekt contact met ons via het contactformulier. Bij het gebruik van o.a. bovenstaande functies laat je online sporen na en/of persoonlijke gegevens achter.

Het (geanonimiseerde) bezoekersgedrag van de website analyseren wij voor de verbetering van (de verkoop van) onze diensten.

Bewust informeren en beveiligen

The Lime Tree is verplicht je te informeren over de omgang met je persoonsgegevens. Wat ermee gebeurt, met welk doel en hoe ze worden bewaard en beveiligd. Dat staat verwoord in deze Privacyverklaring. We hebben ons best gedaan om deze beknopt, transparant en begrijpelijk te maken.

Als er iets onduidelijk is in deze verklaring of je bezorgdheden hebt over onze privacy verklaring, vragen hebt over hoe wij jouw persoonlijke informatie verwerken of als je wenst dat wij jouw persoonlijke informatie corrigeren, neem dan gerust contact met ons op.

 

Hoe gaan we om met jouw gegevens?

We doen onze uiterste best om zorgvuldig, vertrouwelijk en respectvol om te gaan met jouw gegevens. Voorbeeld: als je je aanmeldt voor de nieuwsbrief gebruiken we de gegevens alleen voor dat doel. Als je een formulier invult en verstuurd gebruiken we de gegevens uit dat formulier alleen voor die aanvraag, tenzij anders vermeld onder het formulier. Bij sommige formulieren heb je de optie om een vinkjes te zetten bij zaken als het ontvangen van de nieuwsbrief. Als je dat doet, gebruiken we jouw gegevens ook voor dat doel. Jouw gegevens worden niet verkocht aan derden.

 

Welke persoonsgegevens gaat het precies om?

Doordat je de website bezoekt, een contactformulier invult, en/of gebruik maakt van de diensten van The Lime Tree, worden je persoonsgegevens verwerkt: dat zijn de gegevens die je zelf invult op het formulier, onder meer: voor- en achternaam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres. Daarnaast wordt jouw IP-adres geregistreerd (het adres vanaf waar de website is bezocht, oftewel de gebruikte internetverbinding) en gegevens over je activiteiten op de website. Als je informatie (zoals persoonsgegevens) telefonisch met ons deelt, kunnen wij dat administreren, met als doel het bevorderen van onze dienstverlening.

 

Waarom vragen wij om persoonsgegevens?

Om onze diensten uit te voeren. Zoals het opstellen van een offerte of het maken van een presentielijst voor de trainer. We gebruiken het ook om contact te onderhouden en je te informeren over onze dienstverlening die gerelateerd is aan de inschrijving/aanvraag. Neem contact met ons op, als je dat niet wil.

 

Waar worden jouw gegevens opgeslagen?

Je gegevens worden opgeslagen op ons beveiligde bedrijfsnetwerk, in beveiligde software voor mediations, in beveiligde software voor trainingen, in het cms van onze website en/of in onze online tool voor het maken van nieuwbrieven.

 

Met wie worden je gegevens gedeeld?

We delen gegevens uitsluitend met derden indien dat noodzakelijk is vanwege een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang zoals redelijke bedrijfsuitoefening. Met wie we jouw gegevens delen, hangt af van welke dienst(en) jij afneemt bij The Lime Tree. We hebben voor de duidelijkheid de derden dikgedrukt.

Met organisaties die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor een (naar ons idee) passend niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Denk daarbij bijvoorbeeld aan bedrijven waar wij software van gebruiken zoals de leverancier van onze nieuwsbriefsoftware en onze IT partner, die ons beveiligde bedrijfsnetwerk beheert.

Verder zou je het gebruik van tracking cookies ook kunnen zien als delen van jouw gegevens. Door gebruik te maken van onze website, ga je akkoord met ons cookiebeleid en geef je o.a. toestemming voor het verzamelen en delen van gegevens met de derden waar wij de tracking cookies van plaatsen, zie voor meer informatie ons cookiebeleid.

Opleidingen

Persoonsgegevens die je ons verstrekt voor een opleiding, training, opleidingsbrochure, whitepaper, workshop of informatiebijeenkomst, verwerken wij in ons beveiligde CMS en het beveiligde administratie systeem dat wij gebruiken voor trainingen.

De privé en zakelijke NAW, e-mailadressen en telefoonnummers die je hebt verstrekt aan The Lime Tree komen op een deelnemerslijst en presentielijst te staan voor de trainer(s) van de betreffende training en zijn zichtbaar voor andere cursisten.

Tijdens een training kan het voorkomen dat jouw persoonsgegevens zichtbaar zijn voor andere cursisten, bijvoorbeeld doordat de trainer de deelnemerslijst en/of presentielijst rond laat gaan om jouw eigen gegevens te controleren. Schriftelijk delen we alleen jouw gegevens met andere cursisten indien je daar toestemming voor geeft. Tijdens een training kan het namelijk voorkomen dat gevraagd wordt om de deelnemerslijst onderling te delen; daarbij is het aan jou om toestemming te geven aan The Lime Tree om jouw persoonsgegevens delen met de andere cursisten.

Bij sommige trainingen worden video opnames gemaakt. Deze video opnames worden gedeeld met alle cursisten via een verborgen link op YouTube, tenzij je aangeeft bij de trainer dat je dat liever niet hebt. Als je geen bezwaar maakt bij de trainer, komen jouw opnames op een verborgen omgeving van YouTube te staan en worden ze gedeeld met de andere deelnemers van de training. De opname is dus niet openbaar: alleen iemand met de juiste link, kan jouw opname bekijken.

Indien je een opname laat maken bij ons voor het video assessment van Intop, delen we deze opname met jou via WeTransfer. Dat betekent dat je akkoord gaat met de gebruiksvoorwaarden en het cookiebeleid van WeTransfer. Als je bezwaar hebt, laat dat dan voorafgaand aan de opname weten; dan bespreken we samen de mogelijkheden.

Tenslotte is er nog een aantal andere gevallen waarbij jouw gegevens gedeeld zouden kunnen worden met derden. Dat doen we dan uiteraard alleen indien jij daar toestemming geeft. Een voorbeeld is het publiceren de evaluaties van trainingen op het online beoordelingssysteem van Feedback Company. Dat doen we alleen als je schriftelijk toestemming geeft, daardoor ga je akkoord met de Privacy Policy van Feedback Company.

 

Mediation

Persoonsgegevens die je ons verstrekt voor offerte, brochure of opdracht voor mediation, verwerken wij in ons beveiligde CMS en het beveiligde administratie systeem dat wij gebruiken voor mediations.

The Lime Tree werkt met een landelijk netwerk van mediators. Deze mediators zijn zelfstandigen en aangesloten bij de MfN. De mediators worden door The Lime Tree geacht volgens geldende (privacy) wetgeving en richtlijnen van het MfN te werken. Dit kan inhouden dat je van de mediator zijn (eigen) privacy verklaring ontvangt waarin wordt uitgelegd hoe er met persoonsgegevens wordt omgegaan. Die privacy verklaring staat los van deze privacy verklaring.

The Lime Tree stuurt het ingevulde aanmeldformulier door naar een intake mediator. De intake mediator gebruikt deze gegevens alleen om de intake uit te voeren. Als je benieuwd bent wat voor gegevens er gevraagd worden op een aanmeldformulier, neem dan even contact met ons op.

Andere/extra (persoons)gegevens -anders dan verkregen vanuit de initiële aanmeldformulier,- worden door The Lime Tree verwerkt en kunnen, indien The Lime Tree het relevant acht, worden doorgegeven aan mediator van het betreffende traject. Dat doet The Lime Tree alleen indien de betreffende partij(en) daar toestemming geven.

The Lime Tree stuurt het ingevulde aanmeldformulier – met eventuele aanvullingen van de intake mediator – door naar een mediator.

Vertrouwelijkheid
De gesprekken die de conflictpartijen voeren zijn vertrouwelijk en de inhoud wordt niet gedeeld met The Lime Tree. The Lime Tree ontvangt aan het eind van de mediation wel een procedureel ‘afsluitformulier’ van de mediator. Dat afsluitformulier wordt gedeeld met de opdrachtgever en eventueel met de verwijzer. Als je benieuwd bent wat voor gegevens er gevraagd worden op een afsluitformulier, neem dan even contact op.

Evaluatie
Om onze diensten te blijven verbeteren, stuurt The Lime Tree aan het eind van elke mediation een email aan conflictpartijen met het verzoek om een online evaluatie in te vullen. Deze evaluatie wordt ook gedeeld met de betreffende mediator.

 

Hoe kan je jouw gegevens inzien, aanpassen of verwijderen?

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen als we ze niet langer nodig hebben voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Het kan zijn dat wij nog wel een belang hebben om jouw dossier langer te bewaren, bijvoorbeeld vanwege een wettelijke bewaartermijn of vanwege fraude. In dat geval kan het zo zijn dat we niet of niet volledig aan het verzoek kunnen voldoen.

Daarnaast heb je het recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door The Lime Tree. Neem voor zo’n verzoek contact op met ons. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren.

Je hebt ook invloed op de cookies die we plaatsen. De toestemming die je ons hebt gegeven voor het plaatsen van cookies kan je namelijk intrekken. Dat kan onderaan de pagina met ons cookie beleid. Daar vind je ook meer mogelijkheden en tips voor het verwijderen en blokkeren van cookies.

 

Hoe zijn je gegevens beveiligd?

We hebben een samenwerking met een professionele IT partij die zorgdraagt dat al onze apparatuur en software met passende en doelmatige technische maatregelen beveiligd zijn.

We hebben een samenwerking met een professioneel bureau dat maatregelen treft om onze website te onderhouden en beveiligen. Een voorbeeld is het gebruik van een SSL-certificaat. Een SSL-verbinding kun je herkennen aan het slotje of het woord ‘veilig’ in de browser-balk.

 

Hoe lang blijven je gegevens bewaard?

Het hangt af van welke gegevens je hebt achter gelaten en met welke reden. Sowieso geldt: niet langer dan nodig is om de doelen te realiseren, waarvoor je gegevens worden verzameld. We houden ons aan wet- en regelgeving en geldende richtlijnen van de beroepsverenigingen waar wij bij aangesloten zijn. We zijn bijvoorbeeld wettelijk verplicht onze de administratie, zoals facturen met adresgegevens, zeven jaar te bewaren.

The Lime Tree neemt de bescherming van gegevens zeer serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als je de indruk hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, aarzel dan niet en neem contact met ons.